Gmailの変更内容
「会社のメール（独自ドメイン）を、個人のGmail画面で受信して管理する」 これまで多くの中小企業やフリーランスが愛用してきたこの「無料の裏技（POP受信）」が、2026年1月をもって廃止されることが決定しました。
これにより、今まで「サーバー代だけで、Gmailの便利な機能を使ってメール管理」をしていた層は、運用の見直しを迫られています。
今回は、この仕様変更を受けて「これからどうやって会社のメールを管理すべきか？」について、具体的なツール比較とコスト面から徹底解説します。
1. まず整理：2026年から何ができなくなる？
Googleの発表によると、Gmailの「他のアカウントのメールを確認（POP3）」機能が終了します。
- × できなくなること（受信）： PCのブラウザ版Gmail設定で「会社のアドレス」を追加し、Gmailの受信トレイに会社メールをPOPで取り込むこと。
- ○ まだできること（スマホ）： スマホの「Gmailアプリ」は影響を受けません。 アプリに直接IMAP設定をすることで、引き続き会社のメールを送受信可能です。
- △ 残る抜け道（転送＋SMTP）： 少し設定が複雑ですが、以下の組み合わせでPCブラウザ版でも運用を継続することは可能です。
- 受信： サーバー側で「Gmailへ全転送」設定をする。
- 送信： Gmailの「別のアドレスからメッセージを送信（SMTP）」設定は廃止されないため、これを利用して会社アドレスで送信する。
- 注意点：転送によるタイムラグや、迷惑メール判定のリスクが若干高まります。
つまり、「PCブラウザで、簡単・完璧にGmailを使う」時代は終わりました。 これからは、「Googleにお金を払う」か、「Microsoft（Outlook）等のツールに切り替える」か、あるいは「転送設定を駆使して粘る」かの選択になります。
2. 【比較表①】メール管理ツール・手法の5番勝負
まずは、会社のメールを扱うための「ツール（クライアント）」ごとのスペックを比較します。 特に「ブラウザで見れるか」「容量は十分か」にご注目ください。
| ツール名 | 月額費用 | ブラウザ版 | メール容量 | Gmail POP廃止の影響 |
|---|---|---|---|---|
| Google Workspace | 680円〜 | ◎ あり (どこでも見れる) | 30GB〜 (ドライブと共有) | なし (公式機能のため) |
| Outlook (PCソフト) | 0円〜 (※プランによる) | × ありだが独自ドメインのメール追加できない (PCソフトのみ) | サーバー依存 (エックスサーバー等は超大容量) | なし (ソフトで直接受信) |
| Thunderbird | 無料 | × なし | サーバー依存 (エックスサーバー等は超大容量) | なし |
| Spark | 無料 (一部有料) | × なし (Mac/Winアプリ) | サーバー依存 | なし |
| 転送＋SMTP (Gmail継続) | 無料 | ◎ あり (Gmail画面) | 15GB (無料Gmailの上限まで) | 小 (設定変更が必要) |
※容量の注意点： 「転送」で無料Gmailを使う場合、写真やGoogleドライブのデータと合わせて15GBまでしか保存できません。一方、OutlookやThunderbirdでレンタルサーバー（エックスサーバー等）を使う場合、数百GB〜無制限と、容量を気にせず使えます。
3. 【比較表②】有料プラン対決：Google vs Microsoft 365
次に、有料サービスを契約する場合の比較です。 「Google Workspace」に対抗する「Microsoft 365」には、格安のBasicプランとアプリ付きのPersonalプランがあります。
| 項目 | Google Workspace (Starter) | Microsoft 365 (Basic) | Microsoft 365 (Personal) |
|---|---|---|---|
| 月額費用 | 680円 / 1名 | 260円 / 1名 | 1,490円 / 1名 |
| メールの基盤 | Gmail (独自ドメイン可) | Outlook.com (独自ドメイン不可※) | Outlook.com (独自ドメイン不可※) |
| PCソフト | なし (ブラウザ利用) | なし (Web/モバイルのみ) | あり (Word, Excel, Outlook等) |
| クラウド容量 | 30GB | 100GB | 1TB |
| 広告 | なし | なし | なし |
| ポイント | 会社メールとして ブラウザで使うなら最強 | とにかく安く 広告なしOutlookを使う | 最新のOfficeソフトも 全部使いたいならこれ |
4. ズバリどれがいい？目的別おすすめランキング
状況別に、どの選択肢を選ぶべきかランキング形式でまとめました。
【コスト重視】お金を1円もかけたくない場合
- 🥇 Outlook（PCソフト / Outlookアプリ）
- 理由: PCにOfficeが入っていれば追加費用0円。最大のメリットは「サーバーの容量（数百GB）をそのまま使える」こと。容量課金を気にする必要がなく、ビジネス標準の使い勝手が手に入ります。
- 🥈 Thunderbird（無料ソフト）
- 理由: 完全無料。エックスサーバー等の既存サーバー代だけで運用可能。ただし、iPhoneの公式アプリがないため、スマホでの利用には別のアプリを探す必要があるなどデメリットもあります。
- 🥉 転送＋SMTP設定（Gmail継続）
- 理由: 設定の手間さえ惜しまなければ、無料でGmail画面を使い続けられます。ただし容量は無料Gmailの15GB制限を受けます。
【運用重視】「便利さ・快適さ」を最優先する場合
- 🥇 Google Workspace（月680円）
- 理由: 「迷惑メールフィルタ」の精度と「検索速度」が圧倒的。スマホとPCの同期ズレなどのトラブルから解放されます。会社ドメインでの運用が最もスムーズ。
- 🥈 Microsoft 365 Personal（月1,490円）
- 理由: 常に最新のOutlook、Word、Excelが使えます。1TBのクラウドストレージも付くので、仕事のデータ管理も完璧になります。
- 🥉 Spark（有料プラン）
- 理由: AIによるメール要約や、チームでのメール共有機能など、次世代の便利機能が使えます。
【その他の要因】セキュリティや管理の手間
- 🥇 Google Workspace
- 理由: PCが壊れてもログインすればすぐ復旧できる「クラウド型」は管理が楽。セキュリティも世界最高水準。
- 🥈 レンタルサーバー ＋ IMAP運用
- 理由: メールデータはサーバーにあるのでバックアップは安心ですが、迷惑メール対策などはサーバーの性能に依存します。
- 🥉 レンタルサーバー ＋ POP運用
- 理由: PC内にデータを保存するため、PCが壊れると過去メールが消えるリスクがあります。
5. まとめ：今回の結論
「今まで無料でGmailを使えていたのに…」という嘆きはもっともですが、2026年の完全廃止に向けて早めの移行が必要です。
- 予算があるなら： Google Workspaceへ移行。月680円で「安心と快適」を買うのが正解です。
- Officeソフトも欲しいなら： Microsoft 365 Personal。月1,490円でExcelもOutlookも使い放題です。
- 予算がないなら： Outlook（またはThunderbird）へ回帰。
- どうしても無料でGmail画面がいいなら： 「転送＋SMTP」の設定を行いましょう。
あなたの会社は「コスト」を取りますか？それとも「快適さ」を取りますか？ 期限ギリギリになって慌てないよう、今から準備を進めましょう。
